공감적 프리젠테이션 스킬

철저한 청중분석을 한다.

1. 철저한 분석만이 성공을 보장한다.

당신의 프리젠테이션이 많은 사람의 공감을 얻으려면 어떻게 해야 합니까?

프리젠터로서 당신은 프리젠테이션을 하는 목적을 정하고, '누구(청중)'를 대상으로 '언제(시간)', 어디서(장소)',어떠한 행사의 일환(행사)으로','어떻게 행하여지는가(방법)'를 미리 분석하여 내용과 표현 방법을 준비하여야 합니다.

내용이 아무리 훌륭해도 청중이 처해 있는 여건과 프리젠테이션을 해야 할 상황 등을 무시한다면 청중의 공감과 설득을 얻지 못할 것입니다.

예를 들어, 청중이 얼마나 되는가, 청중이 어떻게 배치되는가, 어떠한 장소에서 청중이 청취하는가 하는 청중의 물리적 특성에 따라 목소리나 제스처의 정도를 결정하여야 한다.

프리젠테이션을 해야 할 시간이나 차례, 프리젠테이션이 행하여지는 행사의 성격, 절차 등과 같은 상황 판단은 설득의 효과를 높이는데 큰 도움을 주므로 철저히 분석해서 실행에 옮겨야 합니다.

2. 청중분석은 설득의 방향을 정해준다.

사전 준비 과정에서 무엇보다도 중요한 것은, 당연히 듣는 사람, 즉 청중을 분석하는 일입니다.

프리젠테이션은 직접적으로 자신을 위해 하는 게 아니라, 듣는 사람들에게 자신의 생각이나 필요한 정보를 전달하는 작업, 즉 청중을 위한 커뮤니케이션이라고 할 수 있습니다.

불행하게도 청중이 관심을 갖지도 않고 듣지도 않는다면, 그 프리젠테이션은 하나마나입니다.
그렇기 때문에 청중이 무엇을 듣고 싶어하는지 미리 조사하고 프리젠테이션에서 전달하고자 하는 내용을 그 니즈(needs)에 맞춰 구성하여야 합니다.

예를 들어, 교직자는 그의 과목을 수강하는 학생의 수준에 맞추어 강의를 해야하고, 직장인은 그 기업 및 회의 성격에 맞는 맞춤 프리젠테이션을 해야 한다.

그래야 만 확실한 논거를 바탕으로 이성적인 설득뿐 아니라 감정적인 호응, 즉 공감도 이끌어 낼 수가 있습니다.
그 성공을 위해서 사전에 대상에 대한 정보를 가능한 한 많이 수집하고, 설득해야 할 대상에 대하여 철저히 연구해야 합니다.

예를 들어, 자신이 소속하고 있는 팀이나 임원회의에서와 같이 소규모의 청중을 대상으로 할 경우에는 아주 작은 성향까지도 파악하고, 결정권을 갖고 있는 대상에 맞는 프리젠테이션 스타일을 개발하여야만 성공합니다.

3. 청중의 태도와 지식수준을 파악한다.

프리젠테이션의 목적 달성, 즉 청중의 경청 및 설득 여부에 영향을 미치는 것에는 청중의 태도. 지식. 욕구 그리고 감정 상태 등을 들 수 있습니다.

청중의 태도란 주어진 대상에 대한 평가, 즉 그 대상을 좋아하거나 싫어하는 성향을 말하는데, 프레젠터인 당신에 대한 태도와 주제에 대한 태도로 나누어 검토해야 합니다.

우선 청중이 당신을 좋아하는지 싫어하는지 여부를 살펴서, 평소 자신의 의견에 반대하는 사람들과 같이, 나를 싫어하는 청중이 대다수라면 그들의 반발심을 최소화하는 친근감 조성에 관한 대비책을 마련해야 합니다.

또한, 청중이 당신이 말하려는 '주제'에 얼마나 많은 관심을 갖고 있느냐에 대하여 분석해야 하는데, 이는 아주 중요한 검토 사항으로 청중의 '경청 동기'와 연관이 있습니다.

청중이 주제에 대하여 관심을 갖고 있으면 메모하여 진지하게 잘 경청하지만, 그렇지 않은 경우에는 경청하려고 하지 않습니다. 관심이 다소 적다고 판단될 경우에는 관심을 불러일으키는 내용을 적절히 집어 넣어야 당신의 말에 귀를 기울이게 됩니다.

당신이 전하고자 하는 내용을 청중이 얼마나 이해하느냐는 그들의 '지식수준'에 달려 있습니다.
청중이 내용을 이해하지 못한다면, 프리젠테이션의 목적을 달성할 수가 없음은 너무나 자명하지요. 청중이 내용을 이해하는데 필요한 지식은 다른 사람의 말을 이해할 수 있는 일반적인 지식과 주제에 대한 지식으로 크게 나눌 수 있습니다.

일반적인 지식은 대개 사람이 받은 학력과 같은 교육 수준을 근거로 수준을 판단 할 수 있으며, 주제에 대한 지식은 전문성 여부로 가늠해야 한다.

청중이 주제에 관한 전문지식이 있다면 전문 용어를 많이 사용하는 것이 말하기도 청중이 듣기도 편하지요. 그러나 주제에 대해 문외한이라고 할 수 있는 사람을 상대로 할 경우에는 용어를 풀어서 이해시켜가며 햐야 합니다.

4. 청중의 동기 분석이 중요하다.

청중분석에서 심혈을 기울여 분석해야 할 사항은 동기 분석입니다. 바꾸어 말하면 청중의 니즈(needs)를 파악하는 것입니다.

신기술 발표회에는 새로운 기술을 알려고 하는 청중만이 모이는 것과 같이, 청중도 청취하려는 동기 내지 욕구가 있습니다. 그렇지만 어느 사람은 연구 자료를 활용하기 위하여, 투자 가능성을 타진하기 위해서 등, 동기나 목적은
청중 개개인마다 다릅니다. 그러나 주류를 이루게 되는 청중의 동기 위주로 준비해야 합니다.

설득력이 높은 프리젠테이션을 하기 위해서는 다음과 같은 사항을 미리 분석해서, 이를 충족시켜 주는 방향으로 준비하여야 합니다.

- 어떤 동기로 들으러 오는가?
- 어떤 것에 관심을 가지는가?
- 무엇을 필요로 하는가?

청중의 감정도 고려해야 합니다.
결혼식의 축사나 장례식의 조사를 해야 할 경우를 생각해보세요. 청중의 감정 상태를 고려하는 것은 준비 과정 뿐만 아니라 실행 중에도 민감하게 대처해야 합니다. 청중을 장악하려면 청중의 감정 상태를 파악하고 이 감정을 적절히 이용 할 수 있어야 합니다.
실적이 부진하여 의기소침해 하는 사람들에게는 부진을 타개하는 희망적인 내용을 이야기하여야 귀를 기울이게 됩니다.

청중이 경청하는 도중에 나타해지는 것을 방지하기 위해서는 미리 내용에 한바탕 웃게 만드는 '유머 펀치'를 넣어두는 것도 비결이 됩니다.

이와 같은 청중의 태도. 지식. 욕구. 감정 등은 말하고자 하는 내용을 알차게 준비하기 위해서 사전에 분석해야 할 사항이지만, 이를 위하여 최대한 청중에 대한 정확한 데이터를 수집해야 합니다.
만약 수주(受注)를 목적으로 한 기업 간의 프리젠테이션의 경우에는 결정권자가 이 분야에 정통한 전문가라면 이 때 중요한 것은 수집한 정보의 정확성이며 잘못 파악했다가는 오히려 제대로 모르고 말 한다는 비난을 받을 가능성이
있습니다.

요컨데, 프리젠테이션을 준비할 때에는 철처하게 분석하고 지식으로 무장을 해야 함은 물론 청중이 생각하지 못한 뛰어난 아이디어라는 무기를 갖고 있어야 합니다.

출처: 공감 커뮤니케이션 저자, 정영숙